Findentity Mobile Dictate App - Benutzeranleitung

Findentity Mobile Dictate App im Überblick

Die Findentity Mobile Dictate App verwandelt Ihr Smartphone in ein professionelles digitales Diktiergerät. Diese Kurzanleitung erklärt alle Funktionen der App – von der ersten Aufnahme bis zum Versand an die Schreibkraft oder das Spracherkennungssystem.

Für welche Branchen ist Findentity geeignet?

So wie auch die Findentity Desktop-Software ist die Mobile Dictate App für alle Branchen geeignet. Am häufigsten findet Sie Verwendung bei:

• Rechtsanwälte, Notare und Kanzleien

• Ärzte, Therapeuten und medizinische Einrichtungen

• Unternehmen und Behörden mit hohem Dokumentationsaufwand

Download-Links zur App-Installation

Die Findentity Mobile Dictate App gibt es für Smartphones und Tablet mit den Betriebssystemen Android oder iOS/iPadOS.

	Findentity Mobile Dictate App für Android
	Findentity Mobile Dictate App für iOS

Einleitung

Findentity Mobile Dictate verwandelt Ihr Smartphone oder Tablet in ein professionelles digitales Diktiergerät – für alle, die unterwegs oder im Außendienst Diktate erstellen und direkt an ihr Büro, ihre Schreibkraft oder ihr Spracherkennungssystem weiterleiten möchten.

Die Bedienung folgt dem Prinzip eines klassischen Schiebeschalters: Ein zentrales Steuerelement mit einfachen Wischgesten ermöglicht die vollständige Steuerung mit einer Hand – auch ohne Blickkontakt auf den Bildschirm.

Systemvoraussetzungen

Plattform	Voraussetzung
Android	Version 5.0 oder höher
iOS	Version 12.0 oder höher

Einbindung in Findentity

Die App ist ein kostenloses Add-on zur Desktop-Software Findentity Dictate, die ein vollständiges digitales Diktatmanagementsystem mit optionaler Spracherkennung bildet. Einige Funktionen stehen ausschließlich in Verbindung mit der Desktop-Applikation zur Verfügung – diese sind in dieser Anleitung mit (*) gekennzeichnet.

Wer neben Diktat- auch Dokumenten- und Kundenmanagement benötigt, erweitert das System mit Findentity Office.

Kernfunktionen

• Aufnehmen und Wiedergabe: Starten, stoppen und abhören von Diktaten mit einem Handgriff

• Vor- und Rückspulen: Horizontale Wischgeste aus den Positionen STOP und PLAY

• Einfügen und Überschreiben: Gezielte Nachbearbeitung einzelner Diktatstellen

• Indexmarken: Merkstellen setzen und während der Wiedergabe direkt anspringen

• Verschlüsseln (*): AES-Verschlüsselung vor dem Versand für vertrauliche Inhalte

• Automatische Akten-Zuordnung (*): Diktate direkt einer Akte in Findentity Dictate zuweisen

• Spracherkennungs-Weiterleitung (*): Diktat nach Aufnahme automatisch transkribieren lassen

• Flexibler Versand: Per E-Mail, FTP, MS Teams, WhatsApp, Dropbox und weitere

• Audioformate: Android: AMR | iOS: WAVE oder OPUS (Komprimierungsrate einstellbar)

• Mehrfachauswahl: Mehrere Diktate gleichzeitig auswählen und versenden

• Zweisprachige Oberfläche: Deutsch und Englisch umschaltbar

Hinweis: Die mit (*) gekennzeichneten Funktionen sind nur in Verbindung mit der Desktop-Applikation Findentity Dictate nutzbar.

Zentrale Steuerung

Das Herzstück der App ist der Schieberegler in der Bildschirmmitte. Er rastet in drei vertikale Positionen ein, die Sie durch vertikale Wischbewegungen wechseln:

Position	Funktion
REC	Aufnahme
STOP	Aufnahme oder Wiedergabe anhalten
PLAY	Wiedergabe starten

Aus der Position STOP oder PLAY spulen Sie vor und zurück: Halten Sie den Regler gedrückt und bewegen Sie ihn horizontal. Der Regler rastet dabei nicht ein – er kehrt beim Loslassen in die Ausgangsposition zurück.

Wichtig: Aus der REC-Position wechseln Sie ausschließlich in STOP. Ein direkter Wechsel von REC nach PLAY ist nicht möglich.

Modus Überschreiben / Einfügen

Wenn Sie das Auswahlfeld „Überschreiben / Einfügen erlaubt“ aktivieren, wechselt die REC-Anzeige zu OVR/INS. In diesem Modus können Sie bestehende Aufnahmen gezielt bearbeiten. Details dazu finden Sie in Abschnitt 4.

Aufnahme im Standardmodus

Im Standardmodus bleibt die Checkbox „Überschreiben / Einfügen erlaubt“ deaktiviert. Neue Aufnahmen werden immer ans Ende des aktuellen Diktats angehängt – unabhängig davon, wo sich der Positionszeiger gerade befindet.

Ablauf einer Aufnahme

• Wischen Sie den Regler nach oben auf REC, um die Aufnahme zu starten.

• Wischen Sie auf STOP, um die Aufnahme zu beenden.

• Die App setzt den Positionszeiger automatisch auf den Anfang des zuletzt diktierten Abschnitts. Sie können diesen sofort abhören.

• Möchten Sie weiterdiktieren, starten Sie erneut auf REC. Der neue Abschnitt wird am Ende angehängt und erhält automatisch eine Abschnittsmarkierung.

• Mit den Tasten „links“ und „rechts“ springen Sie gezielt zwischen Abschnittsmarkierungen.

Audio überschreiben und einfügen

Aktivieren Sie die Checkbox „Überschreiben / Einfügen erlaubt“ – entweder in den Grundeinstellungen oder direkt im Diktatfenster (auch während einer laufenden Aufnahme). Die App zeigt dann OVR/INS anstelle von REC.

Navigieren Sie mit dem Zeitstrahlregler zur gewünschten Stelle im Diktat.

Überschreiben (OVR)

Wischen Sie den Regler von STOP nach OVR/INS. Die App nimmt auf und überschreibt den folgenden Bereich – erkennbar an der violetten Anzeige. Wischen Sie zurück auf STOP, um die Aufnahme zu beenden.

Einfügen (INS)

Wischen Sie den Regler auf OVR/INS und halten Sie ihn dort etwa 2 Sekunden gedrückt. Die App wechselt automatisch in den Einfügen-Modus – erkennbar am grünen Blinken. Der eingefügte Abschnitt erscheint auch im Aufnahmebalken grün markiert.

Wichtig: Halten Sie den Regler beim nächsten Einfügevorgang erneut ca. 2 Sekunden auf OVR/INS, bis die App-Anzeige grün blinkt. Ohne dieses Halten überschreibt die App den bestehenden Inhalt.

Indexmarken (Merkstellen)

Indexmarken sind Lesezeichen im Diktat. Setzen Sie eine Marke immer dann, wenn Sie eine Stelle später erneut prüfen, ergänzen oder überschreiben möchten – zum Beispiel einen unvollständigen Satz oder eine nachzuschlagende Fachvokabel.

Ablauf einer Aufnahme

• Klicken Sie während oder nach der Aufnahme auf die Schaltfläche „Index“.

• Mit den Tasten „links“ und „rechts“ springen Sie direkt zu gesetzten Marken.

• Ein erneuter Klick auf „Index“ entfernt die Marke an der aktuellen Position.

• Über den Menüpunkt „Alle Indizes entfernen“ löschen Sie sämtliche Marken auf einmal.

Diktatliste

Die Diktatliste zeigt alle gespeicherten Aufnahmen. Jede Datei erhält automatisch einen Zeitstempel als Namen:

Dateinamensformat: JJJJ-MM-TT HH-MM-SS – Beispiel: 2026-05-11 09-32-44

Wenn Sie die Sortierung „nach Name“ aktivieren, werden die Diktate automatisch chronologisch geordnet. Tippen Sie auf einen Dateinamen, um das Diktat zu öffnen und erneut abzuspielen oder zu bearbeiten.

Menü-Funktionen (unten rechts)

Menüpunkt	Funktion
Zwischenablagetext anzeigen	Kopierten Text aus anderen Apps einblenden
Indizes löschen	Alle Indexmarken des Diktats entfernen
Diktateigenschaften	Verfasser, Bearbeiter, Empfänger und weitere Metadaten bearbeiten
Diktat versenden	Diktat per E-Mail oder FTP versenden
FTP-Upload starten	Diktat direkt auf den konfigurierten FTP-Server übertragen

Mehrere Diktate wählen Sie über die Checkbox neben dem Dateinamen aus. Starten Sie den Versand über das Senden-Icon in der Menüleiste.

Diktat versenden und speichern

Sie versenden einzelne oder mehrere Diktate direkt aus der Diktatliste. Markieren Sie die Dateien und wählen Sie den gewünschten Übertragungsweg.

Übertragungsweg	Übertragungsweg
E-Mail	Direktversand an Schreibkraft, Kollegen oder Spracherkennungssystem; auch zum lokalen Speichern auf dem Gerät geeignet
FTP	Automatisierter Upload in Kanzlei- oder Unternehmensinfrastruktur; empfohlen für regelmäßige Arbeitsabläufe
MS Teams, WhatsApp, Dropbox u. a.	Flexibler Versand über alle auf dem Gerät verfügbaren Share-Ziele

Nach der Auswahl öffnet die App einen Dialog, in dem Sie weitere Versandoptionen – zum Beispiel Empfänger-E-Mail-Adresse oder Verschlüsselung – festlegen.

Diktat umbenennen

Markieren Sie eine Datei in der Diktatliste und wählen Sie im Menü „Umbenennen“. Geben Sie im Dialogfeld den gewünschten Namen ein und bestätigen Sie mit „OK“. Vergeben Sie sprechende Namen – zum Beispiel das Aktenzeichen oder den Mandantennamen – um Diktate auch ohne Zeitstempel schnell zu identifizieren.

Zwischenablage

Die Zwischenablagefunktion erleichtert Diktate, die auf vorhandenen Textinhalten aufbauen. Kopieren Sie beispielsweise ein Aktenzeichen, einen Patientennamen oder einen Betreff aus einer anderen App.

• Starten Sie ein neues Diktat oder öffnen Sie ein bestehendes.

• Wählen Sie im Menü „Zwischenablage“. Der kopierte Text erscheint oberhalb des Steuerelements.

• Scrollen Sie durch längere Inhalte per Wischgeste.

• Diktieren Sie direkt anhand des angezeigten Textes.

Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen rufen Sie über das Zahnrad-Icon auf. Hier legen Sie alle grundlegenden Parameter fest, die für jedes neue Diktat gelten.

Einstellung	Erläuterung
Verfasser / Bearbeiter	Name, der jedem Diktat als Metadaten mitgegeben wird – für die Zuordnung in Findentity Dictate
Profile (*)	Vorkonfigurierte Einstellungssets für verschiedene Diktattypen oder Empfänger
Standard-E-Mail	Vorausgefüllte Empfängeradresse beim E-Mail-Versand
FTP-Verbindung	Serveradresse, Zugangsdaten und Zielverzeichnis für den FTP-Upload
Audioformat	Android: AMR | iOS: WAVE oder OPUS
Komprimierungsrate	Nur für OPUS: niedrigere Rate = kleinere Datei, höhere Rate = bessere Qualität
Sprache	Benutzeroberfläche in Deutsch oder Englisch

Hinweis: Über „Diktat-Parameter zurücksetzen“ stellen Sie die Diktat-Standardwerte wieder her. Mit „App zurücksetzen“ werden alle gespeicherten Daten und Einstellungen gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Rechtliches und Support

Unter dem Menüpunkt „Weitere Informationen“ finden Sie alle Pflichtangaben sowie Möglichkeiten zum Zurücksetzen der App.

Pflichtangaben

• Impressum

• Datenschutzerklärung

• Kontaktinformationen

Kontakt und weitere Informationen

Bei Fragen zu Installation, Lizenzierung oder Integration in Ihre bestehende Infrastruktur steht Ihnen das Team der Thax Software GmbH zur Verfügung.

Mehr zur Findentity Mobile Dictate App: https://www.thax.de/fmd

Demo-Termin vereinbaren: Erfahren Sie in einer persönlichen Vorführung, wie Findentity Mobile Dictate und die Desktop-Software Findentity Dictate Ihre Arbeitsabläufe optimieren. Termin unter www.thax.de/demo-buchen.

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